Un balance muestra lo que una empresa posee y lo que debe. Cuando un prestamista le aprueba un préstamo, está asumiendo un riesgo: el riesgo de que el préstamo sea devuelto. ¿Cuál es el riesgo de su empresa? Su balance es parte de la respuesta.
En un único documento, un balance resume todos los activos y pasivos de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. "Activo y pasivo" son términos financieros que designan el dinero o los bienes valiosos de los que se dispone, y el dinero que se debe ahora o se puede deber en un futuro próximo.
¿Por qué son importantes los balances?
Un balance proporciona información importante que los prestamistas necesitan para tomar una decisión sobre un préstamo. Dado que resume sus activos y deudas, el balance muestra si dispone de fondos y/o recursos personales que podrían utilizarse para devolver el préstamo de su empresa si sus otras fuentes de ingresos no son suficientes. La SBA lo exige al solicitar un préstamo SBA 7(a), y otros prestamistas también lo hacen. El prestamista también le pedirá balances actualizados durante su periodo de reembolso.
Los prestamistas e inversores en pequeñas empresas utilizan los balances para hacer los cálculos que necesitan para evaluar una empresa, como su ratio deuda-ingresos.
Para los propietarios y gerentes de empresas, la preparación y revisión de estos estados financieros, y la anotación de los cambios, ofrece una visión importante de la empresa. Con el tiempo, los estados financieros muestran tendencias y oportunidades de mejora en simple blanco y negro.
¿Qué información aparece en un balance?
Activos:
- Efectivo
- Cuentas por cobrar
- Inventario
- Propiedad
Pasivo:
- Alquiler
- Salarios
- Servicios
- Impuestos
- Préstamos
- Fondos propios, si tiene inversores
Declaración Plazos
Otros estados financieros, como el de pérdidas y ganancias, muestran las transacciones realizadas en un periodo de tiempo determinado:
- Declaración de fin de año: Abarca todo un año fiscal o natural
- Declaración provisional: Cubre un periodo de tiempo más corto, normalmente un trimestre o seis meses.
Los balances, sin embargo, captan un momento concreto. "Estos son nuestros activos y pasivos en esta fecha".
Errores comunes que deben evitarse en las cuentas de pérdidas y ganancias
- La fecha equivocada en el lugar equivocado. Las fechas de esta declaración son muy importantes y a menudo no se introducen correctamente cuando no las prepara un profesional de las finanzas. La declaración tiene que mostrar el periodo de tiempo al que se refiere, ya sea a final de año o intermedio, y también debe incluir la fecha en la que se preparó la declaración.
- Omitir transacciones o registrarlas incorrectamente. El error más común en un balance, sobre todo cuando lo prepara el propietario de una empresa en lugar de un contable profesional, es omitir partidas como la caja chica, suministros u otros gastos, o introducir mal las cifras.
- Olvidarse de actualizar el inventario. Si no contabilizas el inventario actual antes de preparar un balance, los activos no serán exactos.
- Contabilidad incoherente: de caja frente a devengo. Los documentos contables muestran los ingresos y gastos según el criterio de caja (dinero recibido/pagado) o según el criterio de devengo (dinero facturado/devengado, pero no necesariamente pagado todavía). Entre estos documentos se incluyen las declaraciones de la renta. Es importante asegurarse de que todos sus documentos financieros utilizan uno u otro sistema de forma coherente, y comprobar tres veces sus declaraciones de impuestos para asegurarse de que coinciden.
Preparar el balance correctamente evita preguntas y revisiones que pueden ralentizar el proceso a la hora de solicitar un préstamo para una pequeña empresa o comprar un inmueble comercial. Si no confía en su capacidad para preparar y actualizar el balance, considere la posibilidad de contratar a un contable o contador público para que su empresa dé lo mejor de sí misma.