Los profesionales de RR.HH. suelen ser los encargados de dirigir ciertas iniciativas de comunicación interna y gestión del cambio. He aquí cinco tácticas que le ayudarán a elaborar un plan de comunicación interna eficaz para su organización.
Una comunicación interna eficaz y unas estrategias de gestión del cambio son cruciales para que los directivos se mantengan en contacto con sus trabajadores y fomenten su retención y compromiso. Esto ha sido especialmente relevante en los últimos años, ya que las organizaciones han necesitadocomunicar sobre COVID-19, y mucha otra información importante como la vuelta al trabajo, los protocolos de seguridad, los retos de la cadena de suministro y más. Las comunicaciones internas no son para los débiles de corazón.
Sin embargo, incluso las organizaciones más grandes carecen a menudo de recursos dedicados a la comunicación interna. ¿Qué ocurre entonces? Los profesionales de RR.HH. toman las riendas, a veces sin formación ni experiencia en comunicación. ¿Por dónde empezar?
He aquí cinco pasos esenciales para elaborar una estrategia de comunicación interna eficaz.
1. Empezar haciendo las preguntas adecuadas
Una estrategia de comunicación interna eficaz implica plantear las preguntas adecuadas al grupo de personas adecuado. Por ejemplo, es posible que desee reunir a un equipo central, que podría incluir un patrocinador ejecutivo, apoyo de RR.HH. sobre el terreno, representantes de comunicaciones externas o de marketing, y profesionales para debatir el proyecto y obtener múltiples puntos de vista sobre la mejor manera deponer en marcha el cambio. Los puntos a debatir son los siguientes
- ¿Qué cambia y por qué?
- ¿A quién afecta?
- ¿Qué ganan con ello?
- ¿Qué necesitan saber o hacer?
- ¿Cuál es la mejor manera de conectar con todas las partes interesadas?
Una vez que disponga de estos datos, le ayudará a desarrollar los elementos clave de un plan de comunicación interna.
2. Conozca a sus interlocutores (y comprométase con ellos)
Cuando elabore su estrategia de comunicación, tenga en cuenta a quién debe llegar: ¿a todos los empleados, sólo a los directivos, a los recién contratados, a los antiguos empleados o incluso a los jubilados? Identifique a sus principales destinatarios como parte del proceso de planificación.
En muchos casos, tendrá que dirigirse a varios grupos de interesados con necesidades diferentes. Por ejemplo: los responsables de personal pueden necesitar un nivel de información distinto del que necesitarían sus empleados. Asegúrese de que todas las partes interesadas están identificadas para que la información se distribuya a las personas adecuadas en el momento adecuado y de la forma correcta. Por ejemplo:
- ¿Cómo llega la información a su organización?
- ¿Hay grupos que no tienen correo electrónico y que dependerán de los gestores para obtener información en primera línea?
- ¿Es necesario traducir la información a varios idiomas?
- ¿Hay que tener en cuenta varios turnos a la hora de desplegar la información?
Cuando piense en actividades, programas y comunicaciones para su plantilla, tenga en cuenta cómo pueden ser percibidos. Por ejemplo, imagina que estás desarrollando un plan para promover un evento de fitness de "vuelta al trabajo". Si muchos de sus trabajadores sonhíbridos o remotos, recibir un correo electrónico sobre una clase de yoga in situ puede hacer que se sientan desconectados. Si define sus necesidades con antelación, puede desarrollar una estrategia que incluya ofertas más relevantes, como una clase a la carta a la que puedan acceder los empleados que no puedan estar en el lugar de trabajo. Ese pequeño paso puede ayudar a demostrar que tiene en cuenta a todas las partes interesadas.
3. Aprovechar diversos canales de comunicación
Las necesidades y los canales de comunicación evolucionan constantemente y, durante la pandemia, un estudiode Harvard Business Reviewseñaló que el 78% de las organizaciones introdujeron nuevos canales de comunicación para hacer frente a la crisis de la gripe A. Las organizaciones se apresuraron a instituir nuevas formas de comunicación con sus trabajadores, como herramientas de colaboración social, mensajes de texto, reuniones a distancia, códigos QR y otras.
Para que los representantes de RR.HH. planifiquen una comunicación interna eficaz, es importante que tengan en cuenta los canales de comunicación disponibles en su organización. Es importante tener en cuenta que muchas organizaciones tienen una base de empleados con poco o ningún acceso al correo electrónico. Dicho esto, cuando elabore su plan, es posible que tenga una mezcla de personas a las que llegar: algunas pueden tener correo electrónico, otras no. Los trabajadores sin escritorio pueden estar en el campo o en la planta, por lo que es necesario desplegarotras formas de comunicacióncomo usted necesita considerar carteles o volantes para los tablones de anuncios, salas de descanso e incluso mensajes a la casa.
Si está desarrollando un plan en torno a la inscripción abierta a los beneficios, por ejemplo, su combinación de canales podría incluir sesiones virtuales, reuniones in situ, materiales impresos que se envían a los hogares de los empleados y horas de oficina a petición con representantes de RR.HH. que pueden responder a preguntas.
4. Sea creativo en la entrega
SegúnHubSpot, es 30 veces más probable que la gente lea una infografía que un texto. Al mismo tiempo, la organización informa de que el 80 % de las personas recuerdan lo que ven, mientras que solo el 10 % recuerda lo que oye.
Por este motivo, se puede considerar la posibilidad de utilizar una combinación de modos de comunicación, como vídeos, reuniones antes de los turnos, infografías, folletos con códigos QR y concursos.
5. Reunir todo en un plan formalizado
A menudo se encarga a los profesionales de RR.HH. que dirijan determinadasiniciativas de comunicación internay gestión del cambio. Si ese es el caso, elabore un plan basado en los pasos anteriores y en su experiencia pasada con su población de empleados. A continuación, compártalo con las partes interesadas que reunió en el tercer paso. La revisión de un borrador de plan suele revelar necesidades adicionales que no se detectan en una reunión de intercambio de ideas. Finalice el plan con el equipo y, a continuación, reclútelos o nomínelos para que sean sus "campeones" de comunicación y ayuden a amplificar el mensaje con sus equipos y compañeros.
Una vez puesto en marcha el plan, tómate tu tiempo para evaluar lo que ha funcionado y lo que no. Documente lo aprendido para tenerlo como referencia la próxima vez.
Este contenido ha sido presentado por Lendistry en colaboración con ADP. Apareció originalmente en SPARK, impulsado por ADP.
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